人力资源管理

管理员工请假请求:企业老板指南

丹•怀特黑德

2021年5月20日。

管理员工的休假请求是管理者最重要的职责之一,处理不当可能会导致人手短缺和士气问题。另一方面,管理好员工的休假请求可以让你的员工开心,创造一个更积极的工作环境,最终帮助你的企业繁荣。

制定休假政策是一个很好的机会,可以让你思考公司的需求,并明确对员工的期望。管理员工请假请求的最佳方法是有一个明确的政策,并公平地应用它。为了帮助您开始,我们编写了一份指南,帮助您创建该策略并使用它来管理团队的休假请求。

员工有什么样的假期

在你开始设计你的政策之前,重要的是要了解不同类型的休假以及它们如何适用于你的业务。

带薪休假(PTO)

而在美国,雇主们却不是这样法律规定给员工带薪休假,不像其他发达国家。然而,目前有12个州和华盛顿特区有额外的法律强制带薪休假。

一致的研究表明休假对工作效率和员工的心理健康都有好处。提供带薪休假还可以帮助你留住有才华的员工,促进员工的工作与生活平衡。一些提供带薪休假的公司选择将PTO归为一个类别,而其他公司则将其分成不同的类别。专利商标权类别可能包括:

  • 假期时间:为员工提供休息和休息的时间。
  • 带薪病假:员工生病、照顾生病的家庭成员或与医生预约的日子。
  • 丧亲离开:因家庭成员死亡而请的假,通常是参加葬礼的假。
  • 产假/陪产假:新父母带薪休假。
  • 陪审团义务或投票时间:带薪休假来履行陪审团义务或投票。

无薪休假

顾名思义,这是员工没有工资的假期。如果你的公司不提供PTO,所有你作为经理处理的休假请求都将属于这一类。

虽然美国不要求带薪病假,但是《家庭和医疗休假法》要求企业每年提供12周的保护工作的无薪假期,因为某些家庭和医疗原因。

在你的休假政策中包括什么,以更好地管理员工的要求

一旦你知道你的公司为小时工提供什么样的休息时间,你就可以据此制定你的政策。你的政策应该与所有员工共享,让他们随时可以咨询。以下是你的政策应该包括的一些关键内容:

员工有多少假期

你的休假政策不仅应该列出员工的不同休假类型,还应该包括每种休假类型的具体天数。例如,员工在你公司工作的时间越长,他们休息的时间就越多吗?他们在试用期内没有休息时间吗?

如何申请休假

你更喜欢通过电子邮件、应用程序、短信,甚至让你的员工填写一张表格并把它放在你的桌子上来接收请求吗?任何一种选择都是好的,只要它们是一致的,并且对你很有效。

确保创建一个系统来归档和审查请求。你可以使用日历来阻止请求,或者使用电子邮件文件夹来将所有请求集中在一个地方。您可以根据请求是待处理的、批准的还是拒绝的对请求进行排序,或者根据员工对请求进行排序,这样您就可以很容易地发现是否有一个人总是请求休假,而另一个人从来没有。你也可以使用一个应用程序来自动管理这些请求。

员工可以让您查看和批准所有的请假请求
Workforce.com允许您在一个地方查看和批准所有员工的休假请求。

应该提前多长时间提出要求

制定明确的规则可以节省你的时间,让安排工作更容易。创建一个不包括缺席员工的每周计划要比重新制定计划并在最后时刻找到他们要快得多。

你也可以决定,如果你需要更长的休假时间,需要更多的通知。也许你只需要提前两周通知就可以给某人放两天假,但你更希望提前两个月通知才能给某人放整整一周的假。一定要把这些也包括进去。

员工多久可以请假一次

如果员工请假的频率有限制,就要和他们沟通。如果你只能一个月放两次假(或一年放两次),确保把这也包括在你的政策中。

什么时候是停电时间?

最后,在你无法批准休假请求的情况下,详细说明你的业务的中断期。例如,零售业务在假期通常非常繁忙,需要所有的人手,热门度假胜地的餐馆在夏天经历最繁忙的时期。

使用Workforce应用程序请求休假的员工
Workforce.com的员工调度应用程序让员工很容易提交请假申请。

如何利用你的政策来管理休假时间

现在您已经有了一个明确的政策,让我们看看如何将其付诸实践,并使用它以一种明确、公平和符合法律法规的方式来管理请求。

为重叠的请求创建一个流程

要认识到,即使在一个完美的世界里,你也不可能满足所有的请假要求,尤其是当这些要求重叠,导致公司人手短缺的时候。

为自己创建一个系统来管理重叠的请求。不同的系统有不同的优点:例如,你可以按照先到先得的原则来分配休息时间。这样可以鼓励员工提前提出他们的要求,让你更容易规划你的日程。你也可以决定优先考虑那些资历较深或请假次数较少的员工的请假请求。

轮班安排与带薪休假冲突
使用一个员工调度工具Workforce.com防止意外安排员工休假。

留下管理上的自由裁量权

无论你的决定是什么,给自己留下管理上的自由裁量空间是很重要的。如果你每个班次都需要至少一名调酒师,但又没有人能帮你,那么批准调休会让你陷入困境。但要注意,你最有价值的团队成员有风险可能会讨厌你如果你拒绝了他们的所有请求,因为没有他们,你的公司就无法运转。用你最好的判断力让事情顺利进行。

永远努力做到公平

与此同时,要尽可能做到公平。大多数员工都敏感偏袒在工作场所,在工作场所制造不公平的动态会打击士气。

例如,不要只允许一名员工有例外。试着轮换那些最不受欢迎的轮班的团队成员,包括整个月和从一年到下一年:你可能不记得去年平安夜是谁负责的,但那天晚上工作的员工肯定记得。考虑对难度较大的工作采取激励措施,比如为负责假期的员工提供晚些时候的周末休假。

允许改变交换

如果可以的话,考虑允许员工换班,并为他们创建一个清晰的系统——确保他们知道要经过你的最终批准,这样你就不会在繁忙的轮班中出现人手短缺或缺乏特定技能的情况。例如,你可以要求员工通过电子邮件将他们的换班安排发给你。通过给你的团队更多的自主权来交换轮班,他们可以帮助管理他们的时间表,为你创造更少的工作。

工人使用Workforce.com员工调度软件可以提交转变交换来自移动应用程序的请求;你和你的经理可以在平台的一个地方快速审查和拒绝/批准换班。

期待意想不到的

即使制定了最好的政策,也要时刻期待意外。不可避免的紧急情况会出现,甚至你最可靠的员工也可能会在没有警告的情况下发出警报。建立一个值得信任的兼职人员名册,让他们来填补这个空缺,尤其是在你的生意比较忙的时候。

清晰地沟通,使管理请假请求更容易

与你的员工沟通是很重要的,这样他们才能理解请假在你的公司是如何工作的。透明和公平是保持士气和为每个人创造一个积极的工作环境的关键。

要找到能够遵守你的休假政策的员工,最好的方法就是在招聘过程中提前解释清楚。这样,未来的员工就可以提前知道他们是否能在这些要求下工作,而你也可以通过雇佣最适合你的企业需求的人来节省时间。

如果你不能批准员工的休假请求(当天人手不足,或者同一天有太多人要求休假),让你的团队成员坐下来,看看你是否能达成妥协或提供一个替代方案。在同一周的不同日子工作,还是在一个月的不同周末工作?向你的团队展示你愿意在可能的情况下与他们合作,这对建立友好关系大有帮助,并鼓励他们灵活应对。

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